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効率を上げる仕事術。私がしている6つのこと【篠田恵里香】

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篠田恵里香 弁護士の連載、第5回目では篠田先生流、効率を上げる仕事術を全6項目に渡ってご紹介。効率を上げて、「早く」「質を高く」「大量にこなす」ことができれば、それに越したことはありません。篠田先生の習慣を参考にしつつ、ご自身の仕事術を模索してみてください。

効率を上げる仕事術。私がしている6つのこと【篠田恵里香】

■「効率を上げる」意識を常に持つ

一番大事なのが、常に「効率を上げる」意識を持ち続けることです。「同じ時間であれば、より高い質で、人の2倍・3倍の仕事をできる人間でいよう」と常に心がけています。

その意味では、「なんとなく仕事をする」ことは皆無で、「この仕事をするために、1分1秒でも効率が良くなる工夫はないか」をいつも考えながら仕事をしています。

■PC、スマホなどを駆使して、「空白」の時間を作らない

PCやタブレット、スマホなどを使って仕事をすることが多いですが、どうしてもこれらの作業では「空白時間」が生じがちですよね。

そのため、篠田は同時に、PC、タブレット、スマホを駆使して仕事をするようにしています。例えば、PCが立ち上がる時間を待っている時間がもったいないので、その10数秒間を使ってタブレットで作業する、など。

「空白」の時間を作らない努力をしています。

■メクリッコやインデックスを徹底活用

空白の時間を作らないという意味では、文献・ファイル・資料で、該当箇所を探す場合に、5秒で探し出せるのと、30秒~1分かかるのでは、効率に大きな差が出てきます。

「探したい箇所を即時に開く」ために、篠田は、「指サック(めくりっこ)」と、インデックスを駆使しています。

何度も使うファイルや資料であればあるほど、インデックスを細かくつけるようにしています。そうすれば「あれ? あの情報どこに書いてあったっけ?」などと無駄にページをペラペラめくる手間が省けます。

■電話は両手を使える状態で、並行作業をしながら

クライアントと電話をするとき、相手方代理人と電話をするとき等、ヘッドホン式の受話器を使い、両手が使える状態で電話をしています。

電話を切ってから電話内容に関するメモや書面、送信メールなどを作る、などしていると、(1)電話の内容を思い出す、(2)内容をドラフト化する、という二度手間に。

さらには、「忘れる」「間違える(特に数字など)」というリスクさえ生じてしまいます。この二度手間とリスクを省くため、篠田は電話をしながら並行して書面を作るようにしています。

■人に話すときは最短時間で

誰かに物事を伝えるときには、「いかに最短で伝えられるか」を考えています。具体的には、「その人のもとに向かって歩いているとき」に伝える手順・内容を頭の中で整理し、「伝えている瞬間には何秒で伝えられているか」を常に意識しています。

無駄に時間をかける行為は、(1)相手の時間と自分の時間をダブルで奪う、(2)話が冗長で伝わりにくい、(3)自分の中でも整理ができない、といった3大リスクがあるわけです。

篠田は、「端的に」「わかりやすく」「整理して」伝えることを心がけています。

■「置換」「予測」機能を多用する

弁護士の仕事は特に、といえるかもしれませんが、膨大な量の書面を作成することが少なくありません。すると、その書面には何度も繰り返し使う語句が出てくるはずです。

この語句を毎回入力していては、膨大な時間ロスとなります。そこで駆使するのが「置換」「予測」機能です。

例えば、「株式会社藤澤●●工業」という語句であれば、「藤」だけ入力する方法で書面を最後まで作成してしまい、最後に、「藤→株式会社藤澤●●工業」と置換するわけです。

また、予測機能はとにかくよく使う文章、「今後ともよろしくお願いいたします」や「お世話になっております」などは、一発で出てくるようにしておきます。そうすると、いちいちキーボードで入力する手間が省けます。

■自分なりの効率を上げる仕事術を探そう!

以上の文章ですが、11分で仕上げています。これも「効率性」を重視してきた賜物だと自負しています。

思いついた仕事術は「音声変換機能を使う」や「マーキングの方法」など、他にもまだまだありますが、思いついた順番に記載してみました!

仕事は、「早く」「質を高く」「大量にこなす」ことができれば、それに越したことはないと思いませんか? 皆さんも自分なりの「仕事術」、確立してみてくださいね。

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篠田 恵里香

東京弁護士会所属。東京を拠点に活動。 債務整理をはじめ、男女トラブル、交通事故問題などを得意分野として多く扱う。 また、離婚等に関する豊富な知識を持つことを証明する夫婦カウンセラー(JADP認定)の資格も保有している。 ...

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